Como organizar a mesa de trabalho e aumentar a produtividade

Especialista explica como pequenas mudanças no ambiente ajudam a melhorar o foco, reduzir o estresse e tornar a rotina de trabalho mais eficiente

Organização do espaço de trabalho pode aumentar a concentração - Divulgação/Ou

Em meio à rotina acelerada e ao excesso de informações, manter a mesa de trabalho organizada pode ser um fator importante para aumentar a produtividade e reduzir o estresse. Segundo a pesquisa Workspace Organization Survey - Organização do Espaço de Trabalho, em tradução livre -, da OfficeMax, 90% dos profissionais afirmam que a desorganização interfere negativamente no dia a dia, impactando diretamente a concentração, motivação e desempenho no trabalho.

Mas será que existe uma forma certa de organizar o ambiente? Em conversa com a GlowMag, a personal organizer parceira da Ou, Josi Martins, explicou como pequenos ajustes no espaço de trabalho podem favorecer o foco, tornar a rotina mais leve e transformar a relação com home office ou escritório. “Independentemente do local, sugiro uma regra simples: manter a superfície da mesa o mais livre possível, deixando à vista apenas o essencial. Isso cria uma sensação de leveza, facilita a limpeza e torna o espaço mais funcional”, observa.

Josi também revela os erros mais comuns e os indispensáveis sobre a mesa e hábitos simples para manter tudo em ordem mesmo nos dias mais corridos. “Um espaço organizado transmite uma sensação de calma e acolhimento. Quando cada objeto tem seu lugar e apenas o que faz parte da rotina permanece à vista, fica mais fácil manter o foco, trabalhar com tranquilidade e até encerrar o expediente com a sensação de que o dia foi mais leve”.

A mesa organizada pode aumentar seu foco e produtividade - Divulgação/Ou

Confira a entrevista completa:

GLOWMAG: A organização da mesa de trabalho realmente influencia a produtividade ou isso é um mito?

JOSIMARTINS: Não é um mito. Quando o ambiente está organizado, a rotina tende a fluir com mais tranquilidade. Uma mesa funcional facilita encontrar o que precisamos, reduz distrações e transmite uma sensação de leveza, que ajuda na concentração. Além disso, um ambiente organizado dá um sentimento de controle sobre as tarefas, o que favorece o foco e a tomada de decisões.

Mas organização não significa ter uma mesa impecável o tempo todo. O mais importante é que ela faça sentido para quem a utiliza, acolhendo a rotina e tornando o trabalho mais confortável e agradável. Cada pessoa pode encontrar um jeito de organizar o espaço que funcione para o seu dia a dia.

GM -  Quais são os erros mais comuns que as pessoas cometem ao organizar o espaço de trabalho e que acabam prejudicando o rendimento?

JM - Um dos erros mais comuns é acreditar que organização significa esconder tudo ou seguir um padrão perfeito. Na prática, o que costuma atrapalhar é o excesso: objetos sem função, materiais espalhados ou itens que acabam ocupando um espaço que poderia ser usado para trabalhar com mais conforto.

A organização deve facilitar o dia a dia, não ser mais uma tarefa na lista. Quando cada objeto tem seu lugar e o ambiente reflete a rotina de quem trabalha ali, tudo acontece de forma mais leve e natural.

GM - Existe uma forma ideal de organizar a mesa para quem trabalha em home office e para quem atua em escritório?

JM - Mais do que uma forma ideal, existe um princípio: criar um ambiente que favoreça o bem-estar e acompanhe a rotina de cada pessoa. No home office, sempre que possível, é interessante delimitar um espaço dedicado ao trabalho, mesmo que seja um pequeno canto da casa. Isso ajuda o cérebro a entender quando é hora de trabalhar e quando é momento de descansar.

Também vale investir em organizadores de mesa e de gavetas, bandejas ou caixas para manter documentos, materiais e acessórios reunidos, evitando que o espaço de trabalho se misture aos objetos da casa.

Já no escritório, o ideal é manter sobre a mesa apenas aquilo que é utilizado diariamente. Papéis podem ser organizados em bandejas ou pastas, pequenos objetos podem ficar agrupados em organizadores e cabos podem ser acomodados para evitar a sensação de bagunça. Quando cada item tem um lugar definido, a rotina fica mais prática e o ambiente mais agradável para todos.

Independentemente do local, gosto de sugerir uma regra simples: manter a superfície da mesa o mais livre possível, deixando à vista apenas o essencial. Isso cria uma sensação de leveza, facilita a limpeza e torna o espaço mais funcional. Ao final do expediente, dedicar apenas alguns minutos para guardar os objetos e reorganizar a mesa já faz diferença para começar o dia seguinte com mais tranquilidade.

GM - Como o excesso de objetos, papéis e estímulos visuais pode afetar a concentração e aumentar o estresse durante a rotina de trabalho?

JM - Os ambientes influenciam diretamente a forma como nos sentimos e até como conduzimos a nossa rotina. Quando a mesa está tomada por papéis, objetos acumulados ou muitos estímulos visuais, o cérebro precisa processar todas essas informações o tempo inteiro, mesmo que de forma inconsciente. Isso pode aumentar a sensação de sobrecarga, dificultar a concentração e transmitir a impressão de que há mais tarefas pendentes do que realmente existem.

Além disso, uma mesa desorganizada costuma gerar pequenas interrupções ao longo do dia: perder tempo procurando um carregador ou uma caneta, por exemplo, faz com que a atenção seja constantemente desviada. São situações simples, mas que, somadas, tornam a rotina mais cansativa.

Um espaço organizado, por outro lado, transmite uma sensação de calma e acolhimento. Quando cada objeto tem seu lugar e apenas o que faz parte da rotina permanece à vista, fica mais fácil manter o foco, trabalhar com tranquilidade e até encerrar o expediente com a sensação de que o dia foi mais leve. O objetivo não é ter uma mesa vazia ou perfeita, mas criar um ambiente equilibrado, funcional e agradável, que trabalhe a favor de quem o utiliza, e não o contrário.

GM - Quais itens são indispensáveis na mesa de trabalho e o que pode ser retirado para tornar o ambiente mais funcional?

JM - Os itens indispensáveis são aqueles utilizados diariamente, como: computador ou notebook, agenda ou planner  (se fizer parte da rotina), canetas e materiais de uso frequente, garrafa de água, carregadores e acessórios essenciais (preferencialmente organizados).

Já o que eu indico não deixar na mesa são papéis antigos ou sem utilidade, objetos decorativos em excesso, brindes e itens que apenas ocupam espaço, materiais utilizados esporadicamente, que podem ser armazenados em gavetas ou armários, e equipamentos quebrados ou sem uso. Uma boa referência é perguntar: "Usei este item nos últimos dias?" Se a resposta for não, provavelmente ele não precisa permanecer sobre a mesa.

GM - Que hábitos simples podem ajudar a manter a organização no dia a dia, mesmo para quem tem uma rotina corrida e muitas demandas?

JM - A organização acontece muito mais pelos pequenos hábitos do que por grandes arrumações. Reservar cinco minutos ao final do expediente para reorganizar a mesa, guardar os objetos logo após o uso e fazer uma revisão rápida dos materiais uma vez por semana já faz uma grande diferença.

Outro hábito que costuma funcionar muito bem é evitar que novos itens se acumulem sobre a mesa. Sempre que possível, documentos podem ser arquivados, digitalizados ou descartados, e materiais de uso eventual podem ficar guardados em gavetas ou organizadores, deixando à vista apenas o que realmente faz parte da rotina.

O segredo é criar um sistema simples, que seja fácil de manter no dia a dia. A organização não deve gerar cobrança ou perfeccionismo. Ela existe para tornar a rotina mais leve, reduzir o desgaste e fazer com que o ambiente trabalhe a nosso favor, trazendo mais praticidade, conforto e bem-estar todos os dias.